sábado, 2 de marzo de 2013

Llevanza y conservación de los libros



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La contabilidad puede ser llevada directamente por el empresario o por personas debidamente autorizadas para ello, sin perjuicio de la responsabilidad de aquél. Salvo prueba en contrario, se presume concedida la autorización a la persona que la lleve (art. 35).

Los libros obligatorios tienen que ser llevados con determinadas formalidades, establecidas por la ley para garantizar en lo posible la veracidad y exactitud de sus asientos. A este efecto, el artículo 36 dice literalmente: "Los comerciantes presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar, encuadernados y foliados, a los órganos de la Justicia Municipal del lugar donde tuvieren su establecimiento mercantil, para que antes de su utilización pongan en el primer folio de cada uno diligencia firmada de los que tuviere el libro. Se estampará, además, en todas las hojas de cada libro el sello del Juzgado que lo autorice" (v., además, la Orden de 20 de marzo de 1975).

Pero ese precepto legal abre paso también a la mecanización de la contabilidad, establecimiento en un segundo párrafo la validez de los asientos y anotaciones contables hechas "por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio, salvo la del libro de inventarios y balances, que se efectuará dentro del mes siguiente a cada una de las transcripciones que ordene el artículo treinta y siete".

En todo caso, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, todos los libros y cuentas deberán ser llevados "con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en euros" (art. 44).

El empresario tiene el deber de conservar, debidamente ordenados los libros, correspondencia, documentos y justificantes concernientes al giro o tráfico de la empresa durante cinco años a partir del último asiento realizado en los libros (art. 45). El cese del empresario en el ejercicio de su actividad mercantil no le exime de ese deber, que incluso se transmite a sus herederos en caso de fallecimiento y recae sobre los liquidadores si se trata de sociedades mercantiles disueltas (art. 46).

Fuente:
Derecho Mercantil, Rodrigo Uría, páginas 83-84.